株式会社エリアサポート道東（ASD）では、業務品質向上活動の一環として、「個人対応から組織対応へ」の取り組みを進めています。
その一環として、このたび社内共有カレンダーの運用ルールを整備し、全社員で共有しました。
保険代理店では、事故のご相談や契約内容のお問い合わせ、新規のご相談など、お客さまからさまざまなご連絡をいただきます。
その際、お客さまへ迅速かつ適切な対応を行うためには、「今、誰がどこで何を対応しているのか」を組織全体で把握できることが重要です。
当社では、社内共有カレンダーを単なる予定管理ではなく、「組織全体で情報を共有するためのツール」と位置付け、次のような内容を共有するルールを整備しました。
- お客さま訪問や事故対応などの予定
- 対応目的や訪問内容
- 帰社予定時間
- 対応履歴と連動した情報共有
これにより、お客さまから急ぎのご相談をいただいた場合でも、担当者の状況を踏まえ、会社として最適な対応を判断できる体制づくりを進めています。
また、このルールは社員を管理することを目的としたものではありません。
情報を組織全体で共有し、担当者同士が連携しながら、お客さまへ迅速で質の高いサービスを提供するための仕組みです。
今回のルールは「試行版」として運用を開始し、実際の運用を通じて社員からの意見や改善提案を取り入れながら、継続的な見直しを行ってまいります。
今後も株式会社エリアサポート道東では、ISO9001の品質マネジメントや代理店業務品質評価制度の考え方を取り入れながら、知識や情報を組織全体で共有し、「誰が対応しても安心していただける代理店」を目指して、継続的な業務品質向上に取り組んでまいります。
