株式会社エリアサポート道東では、災害発生時にも従業員の安全を確保しながら、お客さまへの対応を可能な限り継続できる体制づくりを進めています。
このたび、社内の全体会議において、BCP（事業継続計画）に基づく定期訓練を実施しました。
BCPとは、地震・津波・大雨・停電・通信障害などの緊急事態が発生した際に、被害をできる限り抑えながら、重要な業務を継続し、早期の事業再開を目指すための計画です。
■ 今回の訓練内容
今回の訓練では、釧路市で大きな地震が発生し、その後、津波警報または大津波警報が発表されたケースを想定しました。
主に、以下の内容について社員全員で確認しました。
・地震発生直後の安全確保
・津波警報、大津波警報発表時の避難行動
・避難場所や避難経路の確認
・従業員の安否確認方法
・電話や通信手段が使用できない場合の連絡方法
・停電やシステム障害が発生した場合の対応
・災害時に優先して継続する業務
・担当者不在時でも業務を引き継げる体制の確認
■ まずは「人命の安全確保」を最優先に
災害発生時に最も重要なのは、従業員自身と周囲の安全を確保することです。
強い揺れが発生した場合には、まず身の安全を確保し、揺れがおさまった後に周囲の状況を確認します。
津波警報や大津波警報が発表された場合には、会社に留まることを前提とせず、その時点で最も安全な場所へ速やかに避難することを確認しました。
また、あらかじめ避難場所や避難経路を確認しておくことの重要性についても、社員間で共有しました。
■ 災害時の安否確認と情報共有
災害時には、電話がつながりにくくなることも想定されます。
そのため、電話だけではなく、携帯電話、SMS、LINEなど複数の連絡手段を活用し、従業員の安否確認を行うことを確認しました。
また、避難後には、
「無事であること」
「現在いる場所」
「周囲の状況」
などを共有し、会社として社員全員の状況を把握できる体制づくりを進めていきます。
■ お客さま対応をできる限り継続するために
当社は保険代理店として、災害発生時には通常以上に、お客さまから事故連絡や被害相談などのお問い合わせが増える可能性があります。
そのため、災害時にはすべての業務を通常どおり行うのではなく、重要度の高い業務から優先して対応することを確認しました。
特に、
・事故受付、事故対応
・お客さまからの緊急連絡への対応
・満期管理など重要な契約管理
・保険金請求に関する対応
・重要な顧客情報や対応履歴の確認
などについては、可能な限り継続できる体制を整えていきます。
■ 「個人対応」ではなく「組織対応」へ
今回の訓練では、災害時に担当者本人が出社できない場合についても確認しました。
特定の社員しか分からない業務や情報があると、災害時に業務が止まってしまう可能性があります。
そのため当社では、平常時から対応履歴の記録や情報共有を行い、誰かが不在の場合でも一定程度業務を引き継げる体制づくりを進めています。
災害時の事業継続という観点からも、**「個人対応から組織対応へ」**という取り組みの重要性を改めて確認する機会となりました。
■ BCPは「作って終わり」ではありません
BCPは、一度策定すれば終わりというものではありません。
実際に訓練を行うことで、
「この場合はどう行動するのか」
「この連絡方法で本当に大丈夫か」
「誰かが不在でも業務を続けられるか」
といった課題を確認することができます。
今回の訓練で確認した内容や社員から出た意見については、今後のBCPや社内ルールの見直しに反映していきます。
株式会社エリアサポート道東では、今後も定期的な訓練と見直しを行い、自然災害などの緊急事態が発生した場合でも、従業員の安全を最優先にしながら、地域のお客さまへの対応を可能な限り継続できる体制づくりを進めてまいります。
